台塑集团管理经验分享

【橡胶技术网 - 管理制度】

 ——台塑集团「一日结算」公司管理上轨道重要指标

        「一日结算乃是一家公司管理制度是否上轨道的指标。」台塑集团创办人王永庆一语道出企业管理的关键。事实上，上轨道的管理制度与公司每个月底的财务结算速度成正相关，花费的时间越少表示管理制度越佳，而有效缩短结算时间即需透过管理计算机化来达成。

        一直以来，台塑集团都将「一日结算」视为管理制度是否上轨道的指标，并且早在2001年5月前就已达到一日结算的目标；然而很多人以为「每天」可以完成「标准成本」结算就算已做到一日结算，其实不然，台塑所谓的一日结算是：「每月一日」完成「实际成本」结算。唯有透过实际成本结算，才能真正找出问题所在并加以改善。

        若将「一日结算」加以剖析，其实是采取了「就源输入」动作与「异常管理」重点的管理变革。所谓的「就源输入」，就是在一开始发生成本的时点，经办人员就已实时将财务数据输入管理系统。「这样做的目的有二：一是效率提升，二是防止数据重复输入。」台塑网ERP处资深顾问曾治平说，这个管理变革让每个台塑员工都具备了简单的会计能力，也让会计部门的工作性质，从原来的报账与数据输入提升到财务查核，使效益大增。

        落实PDCA做好异常管理

        在「异常管理」部分，无论是成本差异、质量异常、进度逾期等各项异常情况，也都透过ERP系统列表反应，提供相关作业人员可实时检讨原因，进而提报改善对策。「这样一来，从制订年度目标(Plan)、实际执行(Do)，到实际与目标比较(Check)以及反应异常与解决改善(Action)，就能提供一个有比较基础的数字化管理系统。」曾治平强调。

        而ERP系统可依据各产品、各部门「实际成本、费用」数据，与原来所设定的目标值作比较，并编制成各种经营报表，也因此会计结算作业可于翌月一日完成。如进一步深究其背后代表的重大意义，则是在翌月1日ERP即完成会计结算，可说是代表公司各项管理作业均可正常运作，各部门的管理也达于合理境界，会计结算编制的各种经营报表，也能忠实正确反应出公司经营状况。

        环环相扣防弊端企业管理水平之展现

        再者，一日结算之所以可视为企业管理良窳与否的关键，还有一项非常重要的特色就是：「绝对不会做假帐。」台塑网ERP处叶青林处长表示，「利用ERP进行管理，每一笔帐都跑不掉！」不仅环环相扣防止弊端，透过ERP的查核管制，不同部门输入的数据，彼此相互勾稽、环环相扣，则能有效杜绝弊端发生。

        台塑网ERP协助企业早日达成一日结算

        一日结算并非一蹴可几，经历了三十多年的不断努力，台塑集团也才真正达成一日结算。叶青林指出，台塑集团达成一日结算有3个重要关键因素：全体员工、管理制度与e化工具。除了全体员工的配合执行与完善管理制度外，更重要的是协助落实管理制度的e化工具，如果能善用具备「就源输入、异常管理、环环相扣」管理功能的ERP，即可加速公司管理上轨道与结算。

        台塑网拥有丰富台塑集团管理经验，曾经成功协助许多台湾与大陆企业改善管理流程，并透过导入ERP系统，达成「一日结算」的目标。叶青林说，未来希望持续与各界分享台塑管理经验，帮助企业把管理与e化做得更好。

        随着企业版图的扩张，如何统合资源进行决策，将会成为企业管理的一大挑战。特别是在今日剧烈变化的产业环境下，完善的总部系统建置，才能企业能够持续成功的保证。

        台塑网ERP处长叶青林表示，「当企业成长发展到一定规模，跨区域的据点越拓越多，企业总部与各生产/营业基地也就容易因为经营信息的不对称与不实时，产生管理上的困难。因此，企业经营者如何在企业总部就能综观全局，就成为企业经营的重大挑战。」

        集结台塑集团经营智能ERP、BI共构总部系统

        台塑集团本身就是一个集团化管理的优秀典范。台塑网ERP处经理蔡明宏表示「整个台塑集团跨足数十个产业，生产基地除了台湾之外，还包括中国大陆、越南、印度尼西亚及美国等地，所以信息流必须能够串接，而公司管理者在做决策时，即将全球各地的重要经营信息加以汇整，而衍伸出的决策系统便称为总部系统。」

        而这套「总部系统」分为两个层面，在作业层面透过ERP系统串接集团内部跨公司的信息流，包含总部及分公司间的垂直运作(如集团集中采购)及各公司间上下游的水平整合(如台湾接单大陆生产)，以集团组织思维重新架构ERP系统，建立组织运行的神经网络，而过去系统仅以单一公司为运行范畴，显然不具效率且无法与现行组织流程相互吻合。此外，ERP所提供的数据，要做到跨公司的汇整报告才有意义。推至管理层面，为了改善传统方式的弊病并提高使用效益，商业智能(BI)系统导入，不但可让经营信息的呈现变得更加直觉，同时信息实时同步、更加精准正确。

        跨公司、跨机能、跨区域整合帮企业把集团化管理做得更好

        蔡明宏表示，过去企业只要看到整体数字成长就以为有利润产生，单一子公司有亏损产生也无从得知，然而透过台塑网总部系统来进行管理，就能实时细剖每家子公司的营运数字，就可以知道每家子公司的贡献度，且掌握是什么因素影响该家子公司的营运绩效，进而从中改善。这样的好处，不仅能精确掌握异常，具体改善绩效，回归总部管理，让企业经营者能轻松掌握各地的生产/营业基地。此外，透过总部系统的比较分析，与去年同期相比的时间分析，或是跨厂区跨区域分析(如市场销售量)及跨项目分析(如费用项目分析)等，「有了这些比较基础，才知道达到有效管理的真正目的！」蔡明宏分享着总部管理的思维所在。

        「总之，台塑网总部系统，以集团运作的思维重新架构ERP及商业智慧，辅助集团企业整合组织，以集团运筹取代个别治理；发挥灵活调度、成本降低效益；整合信息，以实时分析、快速响应。」蔡明宏强调，惟有如此，才能将集团化管理做得更好。

——流程管理大跃进，提高制造业执行力

        什么是执行力？如何提高执行力已成时下企业经营新显学。无庸置疑，执行力绝对是企业成功的一个必要条件，透过e化工具进行流程管理，将有助制造业执行力大幅跃进！

        大家对「执行力」耳熟能详，但能够贯彻执行者却是少之又少，加上不少企业为了落实执行力，在过程中投入许多人力、物力，却未必能见成效。

        在台塑集团里，执行力不仅是组织文化，更是习惯！「执行力，绝对是企业领导人的首要工作！」台塑网商业流程处周美华处长分享着台塑集团将近一甲子的集团智能，「透过e化工具，做好流程管理，打通企业任督二脉非难事！」

        从送样及设计变更作业进行流程管理落实执行力

        她以制造业最常见的送样作业为例，「每份客户送样皆是成本，但是成功转订单的比率有多少？大部份的企业多半无从得知。」透过台塑网商业流程管理系统(FPG-Flow)，除了可以整合纳入来自不同管道的客户反应样品处理需求外，从业务人员的打样立案、研发人员确认规格、到样品生产与交运，甚至是最后样本是否被客户认可并转成订单，这整个流程都纳入系统做完整管控。周美华不断强调「送样本身没有意义，能转成订单才有意义！」。

        设计变更（ECN/ECR）则是另一项制造业必备流程，透过FPG-Flow进行跨系统整合，各部门都可以提出设计变更作业需求，跨部门人员也能各自确认负责的作业，并将处理结果回传至多个不同的系统。周美华处长举零件制造厂商为例，当客户或来自于内部其他部门申请零件设计变更时，经内部立案后，即透过系统通知研发部门确认规格、制工部门确认是否影响治具、品管部门确认材料及成本检验规范、生管部门确认生产安排、资材部门确认材料库存等，还可连结到后端模具变更，进行修模作业。更重要的是，透过系统可确实掌握各部门人员处理进度，并透过时间设定及提醒机制，确实落实「执行」。

        让执行力成为组织文化的核心

        不管哪一个作业过程，每个环节效率皆会影响到最后产品或服务上的质量，因此如何跨系统整合信息并标准化作业流程，是企业提升质量、增进效率及落实执行力的关键。透过FPG-Flow，不仅能将结案文件归入文档库，成为知识管理的基础，更重要的是，一个好的系统除了能自动把信息做整合外，「持续不断让作业流程优化，针对流程分析、检讨、改善，才是提升执行力的重点。」周美华说。

        「e化工具本身没有价值，如何用e化工具实现管理要求才是价值所在。」周美华不忘指出，「执行力，必须成为组织文化的核心部份，它是纪律，也是策略不可分割的一环！落实执行力，光是信息部门的员工是不够的！惟有信息部、各使用部门及系统厂商三方共同努力，才能创造出它真正的价值！」

    ——电子竞标与电子市集企业采购CostDown两大利器

        从企业的采购管理所延伸出的议题，具有非常多元的切入点可以探讨。从大额的资本财采购，到一般的总务性采购，要如何在最短时间内达到最有利的效益，同时建构一个透明化的采购与竞标环境，避免人为因素的弊端，这些都考验企业的管理智慧。台塑网科技看见了这些问题，透过台塑集团多年累积的管理经验，发展出对企业采购最适切的解决方案。

        公正管理采购流程竞标机制节省成本

        台塑集团为国内大型指标企业，为管理庞大的事业体，多年来强调知识管理的累积，对于采购衍生出的管理问题，归纳出几个重点：一、采购信息需要实时、透明，才能避免人为因素干扰；二、公平的采购流程，才能招来更多可信任的供货商，竞价时也能有更多信息参考；三、可信任的供货商越多，采购时更能为企业节省成本。因此，台塑集团旗下台塑网科技，发展出「电子竞标系统」与「电子交易市集」，为企业解决采购问题。

        「台塑网电子竞标系统」提供一个网络平台，让采购商在竞标平台上建立标案，并邀请合格供货商，进入此平台竞标，透过竞标平台，供货商出价后立即可以看见出价的排名（无实际报价），并有二次出价的竞标机会以争取标案。对采购商而言，优点是在中国的采购人员可以在几分钟内，就能与世界各地供货商完成以往费时的议价工作；另一方面，竞价透明公正，有效避免人为弊端，并能为公司节省采购成本，提升企业采购效率。

        台塑网电子商务处徐崇铭经理表示，目前台塑网已经辅导许多电子业大厂导入电子竞标系统，在微利时代，确实有效降低采购成本，提升企业竞争力。此外，针对企业采购管理需求，台塑网也同时建构了多对多的B2B「电子市集」，协助采购商从询价、比价、议价、订购，甚至是后端的交货管理，做一个完整的采购流程管控。台塑网电子商务处陈瑞彬处长强调：「电子市集无论对采购商或供货商而言都是云端商机，不仅为采购商提供采购资源，并能为供货商找到更多买家。」

        裕隆、王品争相使用获得各界产业龙头的肯定

        由于电子市集内蕴台塑集团数十年的采购经验，因此获得许多企业争相学习取经，先后有汽车业龙头裕隆集团、餐饮龙头王品集团、知名医院中国医大附设医院、半导体业领导厂商等数十个企业加入使用，也产生了相当满意的采购效益。

        陈瑞彬处长强调：「台塑集团多年来深深体认到企业经营不易，创办人王永庆先生说：『赚一块钱不是赚一块钱，省一块钱才是赚一块钱』，也希望将这样的管理哲学与经验，透过e化的手段，未来服务更多企业客户。」最后，陈瑞彬处长自信的表示：「这是两岸通用的采购平台，欢迎买卖双方都来这里找商机。」